Anforderungen an das E-Fahrtenbuch
Reicht ein Fahrtenbuch in elektronischer Form aus?
Reicht das elektronische Fahrtenbuch aus, um den privaten Nutzungsanteil eines Firmenwagens zu ermitteln oder muss der private Nutzungsanteil nach der 1 Prozent Regelung versteuert werden?
Wann eignet sich ein Fahrtenbuch eher als die 1 % Regelung?
Das Fahrtenbuch eignet sich eher als die 1% Regelung wenn:
- Der Firmenwagen sehr teuer ist.
- Der Anteil der betrieblichen Fahrten mit dem Firmenwagen hoch ist, da die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz sehr weit ist, oder weil Sie häufig auf Geschäftsreise sind.
Dienstwagenüberlassung für private Fahrten
Es lag folgender Fall vor. Ein steuerpflichtiger Arbeitnehmer war im Gebrauch eines Dienstwagens. Dieser Dienstwagen stand ihm ebenfalls für private Fahrten zur Verfügung. Zur Ermittlung der Fahrten wurde ein elektronisches Fahrtenbuch genutzt. Die Hardware war nicht fest verbaut. Es handelte sich um eine Steckerlösung die an allen Fahrzeugtypen angebracht werden könnte. Der Anwender kann später einer aufgezeichneten Fahrt in der Software einen vordefinierten Fahrtzweck zuordnen oder einen individuellen eintragen. Diese Zuordnungen bleiben nach der Ersterfassung zunächst frei änderbar.
Bei einer Lohnsteueraußenprüfung wurden dreimal Mängel beim Fahrtenbuch festgestellt. Die Kilometerstände wichen von denen laut Werkstattrechnungen ab. Es wurden zudem die Zwecke etlicher Fahrten erst sehr spät ergänzt. Die Finanzverwaltung setzt für einen Nachtrag eine Frist von sieben Tagen. Daraufhin wurde das Fahrtenbuch von der Prüfstelle als nicht ordnungsgemäß verworfen.
Das FG erkannte solch ein E-Fahrtenbuch nicht als ordnungsgemäß und ausreichend an. Die Folge war die Ermittlung des geldwerten Vorteils durch die 1%-Methode.
Wie ist ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß zu führen?
Das FG stellte klar, dass ein rein elektronische Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß ist. Es reicht demnach nicht aus, die Fahrten nur über GPS zu ermitteln. Vielmehr müssen alle Angaben, die für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erforderlich sind, zeitnah in das Fahrtenbuch eingetragen werden. Durch das GPS-Modul werden nur die Angaben zu Ort und Zeit des Beginns und des Endes einer Fahrt aufgezeichnet und in der Datenbank gespeichert. Neben den Wegen muss aber auch zeitnah erfasst werden, was der Anlass der jeweiligen Fahrt war. Ein technisches Fahrtenbuchsystem, das auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, könne laut dem Gericht nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden.
Es gilt darauf zu achten, dass folgende Angaben bei einem elektronischen Fahrtenbuch eingehalten werden:
- Für geschäftliche Fahrten müssen Datum, Zweck der Fahrt, besuchter Geschäftskontakt, Ziel, Kilometerstand vor und nach jeder Fahrt sowie die Route (falls ein Umweg erforderlich war) aufgeführt werden.
- Für Privatfahrten oder die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte ist die genaue Anzahl der gefahrenen Kilometer ausreichend.
- Das Fahrtenbuch muss im Laufe eines Kalenderjahrs stets aktuell gehalten werden. Einträge müssen zeitnah erfolgen. Der Zweck und weitere Angaben zu Geschäftsfahrten müssen beispielsweise innerhalb von sieben Tagen nach der Fahrt eingegeben werden.
- Die Person, die den Zweck und das Datum der Fahrt eingibt, muss vermerkt werden. Sämtliche Änderungen an zuvor gespeicherten Informationen müssen aufgezeichnet werden und klar erkennbar sein. Es darf keine Möglichkeit geben, die Routen nachträglich zu ändern.
- Das Finanzamt muss in die Lage versetzt werden, auf die Daten des elektronischen Fahrtenbuchs zuzugreifen und diese analysieren zu können. Die Fahrtenbücher und damit zusammenhängende Kostenbelege müssen vom Fahrer bzw. dem Kunden 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
- Bei einer Steuerprüfung durch das Finanzamt kann der Fahrer dazu aufgefordert werden, das Fahrtenbuch durch weitere Nachweise wie Tankbelege, Werkstattrechnungen oder Besprechungsagenden zu ergänzen
